Facturation en lot (facturation mensuelle)
Faire la procédure de calcul des intérêts Avant de commencer votre facturation en lot (si applicable):
1- Générez les intérêts, les détails de cette procédure est se trouvent dans l’article: Génération des intérêts
Avant de débuter la facturation en lot, s'il a lieu, assurez2- Assurez-vous d'avoir estampillé vos répartitions de factures · Presser le bouton Répartition
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Dans vos Répartitions de facture |
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, vous devez avoir un crochet vert devant la répartition. |
FACTURATION EN LOT
Allez dans
Comptabilité → Comptes recevables → Facturation en lot
Vous allez avoir une nouvelle fenêtre qui va s'ouvrir "Facturation en lot".
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1- Ouvrez la section Facturation en lot à partir du menu Comptabilité - Comptes recevables- Facturation en lot
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2 - Remplissez les champs de la page Facturation en lot
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Date= date du jour ou vous pouvez mettre une date ultérieure (ex: vous êtes le 28 avril et vous indiquez le 1 mai)
Méthode d’enregistrement des factures = enregistrer les factures en mode édition ou estampiller les factures
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Nous suggérons recommandons le mode édition car vous aurez la possibilité de faire des modifications le cas échéant en cas d’erreur, sinon il faut vous évitant ainsi de devoir faire des crédits pour corriger les factures. |
Objet = ex. Facturation mensuelle mars XXXX ou autre
Inclure les items des charges répétitives = NON. Si Si vous indiquez "OUI" sélectionnez le mois à charger
Pour les 4 autres items indiquer "OUI" ainsi tout ce qui est en attente au système sera facturé
Inclure les items de facturation express, Inclure les items de la répartition de facture, Inclure les courtiers/non-agents dont l’indicateur actif pour la facturation est à oui, Utiliser les crédits ouverts pour payer les factures = OUI, tous les items en attente dans le système seront appliqués.
3- Continuez en cliquant sur l’icône
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«Générer un aperçu des items à
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facturer»
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Il est possible que vous ayez un message d’erreur " |
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Attention: il y a des répartitions de factures qui n’ont pas été |
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estampillés, voulez-vous continuer?". |
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Si c’est le cas, cliquez sur "Annuler" |
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, allez dans Comptabilité - Comptes recevables - Répartition de factures - Menu de recherche- sélectionnez "non estampillées" |
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. Estampillez les factures en édition et |
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revenez à la procédure pour facturation en lot. |
| Note |
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Vous |
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pourriez aussi voir le message "Attention, la facturation en lot a été générée plus tôt aujourd’hui à (date et heure) par (Madame X). Si vous continuez, il risque d’y avoir des factures en double et vous devrez les créditer une par une. Voulez-vous continuer?". Avant de continuer la procédure, |
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faites la vérification nécessaire pour vous assurer que la facturation n’a pas déjà été faite. |
Vous allez voir un 4- Un aperçu des factures s’affiche et vous avez la possibilité de sélectionner un rapport interactif selon vos critères. Si
Si vous désirez imprimer un rapport, vous cliquez sur icône Rapport de contrôle PDF, ensuite
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5- Une fois vos vérifications complétées, cliquez sur icône générer Générer les factures
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6. Un message va apparaître disant que vous allez générer les factures...., l’opération est irréversible ….cliquez "OUI"
Cela va vous amener à une nouvelle page « liste des factures » vous verrez un message que le traitement de facturation en lot a été lancé…..et vous recevrez un courriel pour dire que les factures ont été créées. Attendre la réception de ce message avant de poursuivre.
Cliquer sur l'onglet Rafraichir et vous verrez les factures en d’avertissement apparaît, cliquez sur OK
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Vous serez redirigé vers la page Liste des factures, un message vous avertit que le traitement des factures a été lancé et que vous recevrez un courriel vous informant que les factures ont bien été créées. Attendez la réception du courriel avant de poursuivre.
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7. Cliquez sur Rafraîchir, les factures créées en lot sont en édition (en surbrillance vert) .
Faire les corrections ou ajustement de facture si nécessaire.
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Cliquer
8. Cliquez sur icône « Estampiller toutes les factures en édition » , une nouvelle page va ouvrir vous demandant de confirmer édition ».
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9. Confirmez la date de facturation , ensuite cliquer sur SauvegarderEt finalement et si vous souhaitez appliquer les crédits ouverts à ces factures, cliquez sur Soumettre.
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10. Finalement pour envoyer les factures par courriel cliquez sur l'icône Envoyer Envoyer les factures non-imprimées par courriel,Sur la .
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11. Dans la page suivante dans , la section "informationInformation" cela vous indiquera indique le nombre de factures à envoyer et indiquer , indiquez "OUI" pour marquer les factures envoyées par courriel comme étant imprimées.
Compléter la section courriel et pour les envoyer, cliquer sur SoumettreIl va apparaître le message suivant :
"Le traitement cliquez sur Envoyer par courriel pour lancer l’envoi des factures par courriel a été lancé. D'ici quelques minutes, les factures envoyées seront marquées comme étant imprimées. Vous n'avez qu'à rafraîchir la page des factures afin de les voir comme étant imprimées. ".
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Vous verrez un message apparaître sur la page Liste des factures vous confirmant que l’envoi des factures a été lancé. Cliquez sur Rafraîchir pour voir le statut imprimé.
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Terminé! |