Après avoir ouvert votre transaction, cliquez sur l'icône Déboursés
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Un caisse recette d’encaissement de transaction ou d’avance doit avoir été faite dans la transcation transaction pour que vous puissiez payer vos agents, dans la section Caisse recettes de la transaction, les montants encaissés sont affichés. |
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A) Courtiers du bureau
Dans la section "Déboursés aux courtiers du bureau":
Continuez Commencez en cliquant sur l'icône + devant le nom d'un courtier et une nouvelle page s’ouvrira avec le titre de la transaction.
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Si votre courtier fait partie d’une équipe, cliquez sur Créer frais de transaction équipe et suivre les étapes. |
La section "Sommaire" vous donne l’information sur la rétribution et avances au et avance au courtier s'il y a lieu ainsi que de la transaction.
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Section "Opération d'un déboursé"
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Chaque icône à une fonction différente:
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La loupe vous permet de voir le détails du type de prélèvement.
La poubelle vous permet de supprimer.
Le + pour ajouter un prélèvement.
Pour chaque agent:
Vous avez l’option de Générer les prélèvements + pour que le calcul des frais de redevances et les retenues se calculent selon le profil du courtier automatiquement.
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Si vous devez créer une facture avant de faire le paiement vous pouvez cliquer sur le bouton Créer facture +.
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Pour ajouter une retenue au montant de la rétribution du courtier, cliquer sur + à Retenues.
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Si le courtier a des factures impayées que vous souhaitez appliquer au paiement de commission, cliquer sur le + à Factures en souffrance (l’hyperlien vous amène à la liste des factures du courtier).
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Dans la nouvelle fenêtre, vous avez 2 options:
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Option 2: vous pouvez choisir manuellement les factures à payer avec la rétribution.
Sauvegarder et Fermer.
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Vous pouvez garder un montant de la commission pour le courtier en ‘'Crédit ouvert’' pour payer de
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futures factures. Cliquez sur le
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+
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→ Pour faire le paiement (s’il y a un solde à payer au courtier), on peser sur le + pour le faire le paiement au courtier alors une nouvelle fenêtre va ouvrir pour vous indiquer le montant du paiement, bénéficiaire, date, le mode de paiement (vous pouvez le modifier au besoin) et selon votre choix vous pourrez voir avec le menu déroulant "transfert de fonds électronique" "virement bancaire" ou "chèque" dans ce cas vous indiquer votre numéro de chèque.
De plus vous avez une section
adresse pour les coordonnées du courtier et remarques pour identifier la transaction.
Sauvegarder avant de fermer la fenêtre. Vous revenez dans la section "opération d'un déboursé" et lorsque le solde au bas de la page est à zéro vous pouvez cliquer sur l'icône Soumettre en haut de la page pour enregistrer.
→ Vous êtes de nouveau à la fenêtre déboursé pour vous permettre de faire le déboursé des autres courtiers impliqués dans la transaction, s'il y a lieu.
Si vous avez un chèque à imprimer vous à Crédits Ouverts, entrez le montant que vous désirez garder en crédit et Sauvegarder et Fermer.
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Finalement, vous pouvez entrer le paiement de la rétribution du courtier en sélectionnant le + à Paiements. Dans la fenêtre ‘'Création paiement par défaut’', inscrire les informations obligatoires ( * ). Vous pouvez choisir le mode de paiement, il y a 3 modes différent par chèque, par transfert de fond électronique ( doit être fait dans le profil du courtier, voici Comment ajouter un transfert de fond électronique dans un profil de courtier. ) et par virement bancaire. Ensuite inscrire l’adresse du courtier ainsi que des notes au sujet de ce paiement pour identifier la transaction. Cliquez sur Sauvegarder et Fermer.
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Vous serez ramené à la page Opération d’un déboursé, si le solde en bas de la page est bien à 0$, faites Soumettre, sinon vérifiez vos opérations.
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| Note |
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Vous ne pourrez pas soumettre s’il reste un solde à distribuer. |
| Note |
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Vous devez répéter ces étapes pour chaque courtier dans la transaction. |
Vous serez redirigé vers la page de déboursés de la transaction, dans la section Déboursés aux courtiers du bureau vous avez maintenant les icônes suivants:
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| Note |
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Si les taxes de vos courtiers n’apparaissent pas correctement, cliquez sur le bouton Recalculer les taxes. |
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Si vous avez un chèque à imprimer pour un courtier, cliquez sur l'icône "voir les paiements" et cliquez de nouveau sur l'icône pour l'impression du chèque.
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Pour imprimer l'état de compte au courtier, cliquer sur l’icône pdf et pour l'envoyer pdf.
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Pour envoyer l'état de compte de la transaction par courriel au courtier allez sur l’enveloppe
cliquez sur l’enveloppe
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| Info |
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Vous pouvez télécharger et consulter l'état de compte en cliquant sur la flèche verte. Dans l’option PDF bleu qui envoie un courriel - si vous avez charger un frais de redevance au courtier, nous allons aussi inclure cette facture et l'état de compte transactionnel dans le courriel. |
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Pour voir le détail ou pour faire annulation , cliquer sur la loupe
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B ) Courtiers d’autres agences
Continuez à la section "déboursés Déboursés aux autres agences"
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Cliquez sur + pour ouvrir
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au mode de paiement vous avez un menu déroulant qui est sélectionner selon le profil de l'agence et permet d'inscrire le no de chèque s'il y a lieu.
sauvegarder
Si vous avez un chèque à imprimer vous cliquez sur l'icône "voir les paiements" et cliquez de nouveau sur l'icône pour l'impression
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la fenêtre de paiement
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Remplissez les champs obligatoires du paiement à un courtier d’une autre agence et les informations de l'autre agence si nécessaire.
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Cliquez sur Sauvegarder et Fermer pour revenir à la page des déboursés ou sur Sauvegarder et Imprimer pour imprimer le chèque.
| Info |
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Vous pouvez également cliquer sur l’icône de chèque dans la page des Déboursés pour imprimer le chèque à l’autre agence |
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C) Déboursé aux institutions prêteuses
La procédure est la même que pour les "Déboursés aux autres agences"
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Section "Dépôts à remettre" cliquer D) Dépôts à remettre
Si vous avez un dépôt à remettre, cliquez sur le bouton Ajouter + pour ouvrir une nouvelle fenêtre où dans la section dépôts à remettre.
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Dans la nouvelle fenêtre ‘'Profil dépôt à remettre'' vous pourrez indiquer no chèque, la date de paiement, le client avec le menu déroulant (le bénéficiaire se mettra automatiquement au bénéficiaire, automatiquement au nom du client à rembourser) le montant à rembourser
De plus vous avez une section "Adresse" pour le bénéficiaire et "Remarques" qui mentionne l'adresse de la transaction. Sauvegarder pour fermer
Si vous désirez avoir ainsi que le compte de banque. Vous pouvez également entrer l’addresse du bénéficiaire. Cliquez sur Sauvegarder et fermer ou sur Sauvegarder et imprimer pour imprimer le chèque.
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Vous pouvez également imprimer le chèque de la page déboursés ou annuler le paiement.
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| Info |
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Vous pouvez consulter un relevé de toutes les opérations pour une transaction |
en cliquant sur le bouton Relevé Opération |
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| Info |
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Vous |
pouvez également consulter les lettres, les opérations du compte en fidéicommis, le sommaire des montants Recevable/payable, Recalculer les taxes, Imprimer les chèques |
ou consulter les écritures comptables créées avec les boutons du haut de la page Déboursés. |
| Note |
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Vérifiez que le statut de votre |
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transaction est |
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Avant de sortir de la transaction, vérifier si le statut est "complétée" (Section profil de transaction sur la page d'ouverture )
maintenant à Complétée, Sauvegarder |
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Terminé! |