Après avoir ouvert votre transaction, vous devez cliquer sur l'icône Déboursés
Un caisse recette d’encaissement ou d’avance doit avoir été fait au préalable, dans la section Caisse recettes de la transaction les montants encaissés sont affichés.
Ensuite à la section "Déboursés aux courtiers du bureau":
Continuez en cliquant sur l'icône
plus devant le nom d'un courtier et une nouvelle page s’ouvrira avec le titre de la transaction.
Section
"Sommaire" vous donne l’information sur la rétribution et avances au courtier s'il y a lieu ainsi que de la transaction
"Opération d'un déboursé"
Si vous faites une opération à une date différente, il faut mettre la date de transaction à cette date là
Si vous voulez faire un paiement partiel, vous devez changer le Montant de rétribution à utiliser. à ce moment là, la redevance et les retenues seront calculés en fonction de ce montant
Chaque icône à une fonction différente:
La loupe vous permet de voir le détails du type de prélèvement.
La poubelle vous permet de supprimer.
Le + pour ajouter un prélèvement.
Vous avez l’option de Générer les prélèvements + pour que le calcul des frais de redevances et les retenues se calculent selon le profil du courtier automatiquement.
Pour chaque agent:
Si vous devez créer une facture avant de faire le paiement vous pouvez cliquer sur le bouton Créer facture +
Si le courtier qui fait partie d'une équipe, vous devez appuyer sur l'icône + devant "Redevances" et choisir Équipe dans le type de plan
→ Si on désire ramasser les factures en souffrance, on poursuit en appuyant sur le + pour payer les "Factures en souffrance" s'il y a lieu alors une nouvelle fenêtre va ouvrir pour vous permettre d'indiquer un montant à verser
►option 1: montant à verser sur toute les factures( le montant sera appliquer sur les plus anciennes factures)
►option 2: de faire une sélection manuelle d'une facture en souffrance.
Pour finaliser, on sauvegarde avant de fermer la fenêtre
→ Si on désire conserver un montant pour payer de futur factures, il faut cliquer sur le + pour faire un crédit ouvert au courtier s'il y eu une directive à cet effet alors une nouvelle fenêtre va ouvrir et vous permettre d'indiquer la somme en positif et sauvegarder .
→ Pour faire le paiement (s’il y a un solde à payer au courtier), on peser sur le + pour le faire le paiement au courtier alors une nouvelle fenêtre va ouvrir pour vous indiquer le montant du paiement, bénéficiaire, date, le mode de paiement (vous pouvez le modifier au besoin) et selon votre choix vous pourrez voir avec le menu déroulant "transfert de fonds électronique" "virement bancaire" ou "chèque" dans ce cas vous indiquer votre numéro de chèque.
De plus vous avez une section
adresse pour les coordonnées du courtier et remarques pour identifier la transaction.
Sauvegarder avant de fermer la fenêtre. Vous revenez dans la section "opération d'un déboursé" et lorsque le solde au bas de la page est à zéro vous pouvez cliquer sur l'icône Soumettre en haut de la page pour enregistrer.
→ Vous êtes de nouveau à la fenêtre déboursé pour vous permettre de faire le déboursé des autres courtiers impliqués dans la transaction, s'il y a lieu.
Si vous avez un chèque à imprimer vous cliquez sur l'icône "voir les paiements" et cliquez de nouveau sur l'icône pour l'impression
Pour imprimer l'état de compte au courtier, cliquer sur l’icône pdf et pour l'envoyer par courriel au courtier allez sur l’enveloppe
Pour voir le détail ou pour faire annulation, cliquer sur la loupe
♦ Vous poursuivez à la section "déboursés aux autres agences"
en cliquant sur + pour ouvrir une autre fenêtre qui va donner les informations du paiement au collaborateur(nom agence ,date du paiement, montant, mode de paiement , section adresse et remarques)
au mode de paiement vous avez un menu déroulant qui est sélectionner selon le profil de l'agence et permet d'inscrire le no de chèque s'il y a lieu.
sauvegarder
Si vous avez un chèque à imprimer vous cliquez sur l'icône "voir les paiements" et cliquez de nouveau sur l'icône pour l'impression
♦ Pour la section "Déboursé aux institutions prêteuses " vous faites la même procédure qu'au "Déboursés aux autres agences"
♦ Section "Dépôts à remettre" cliquer sur le bouton Ajouter + pour ouvrir une nouvelle fenêtre où vous pourrez indiquer no chèque, date de paiement, client avec menu déroulant se mettra automatiquement au bénéficiaire, montant à rembourser
De plus vous avez une section "Adresse" pour le bénéficiaire et "Remarques" qui mentionne l'adresse de la transaction. Sauvegarder pour fermer
Si vous désirez avoir un relevé de toutes les opérations pour une transaction vous pouvez utiliser le bouton Relevé Opération en haut
Vous avez également accès aux Lettres, compte en fidéicommis, Recevable/payable, Recalculer les taxes, Imprimer chèques et écritures comptables.
Si le montant des taxes de votre courtier est à zéro et qu’il a des taxes, cliquer sur le bouton recalculer les taxes pour que les taxes s’appliquent.
Avant de sortir de la transaction, vérifier si le statut est "complétée" (Section profil de transaction sur la page d'ouverture )
Si vous avez des courtiers qui font parti d'une équipe cliquer sur l'onglet "Créer les frais de transactions aux membres d'une équipe" cela va immédiatement créer les redevances et retenues
Une nouvelle fenêtre s’ouvre: "Frais de redevances calculés pour les courtiers impliqué membres d'une équipe -étape 1/2" > indiquer la date de transaction et cliquer sur l'icône suivant
Sur l'autre page "Frais de redevances calculés pour les courtiers impliqué membres d'une équipe - étape 2/2" vérifier que les informations sont correctes et cliquer sur l'icône ‘'estampiller’' pour revenir à la section "Déboursés aux courtiers du bureau"
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