Après avoir ouvert votre transaction, cliquez sur l'icône Déboursés
Un caisse recette d’encaissement ou d’avance doit avoir été faite dans la transcation pour que vous puissiez payer vos agents, dans la section Caisse recettes de la transaction, les montants encaissés sont affichés.
A) Courtiers du bureau
Dans la section "Déboursés aux courtiers du bureau":
Continuez en cliquant sur l'icône + devant le nom d'un courtier et une nouvelle page s’ouvrira avec le titre de la transaction.
La section "Sommaire" vous donne l’information sur la rétribution et avances au courtier s'il y a lieu ainsi que de la transaction.
Section "Opération d'un déboursé"
Si vous faites une opération à une date différente, il faut mettre la date de transaction à cette date là
Si vous voulez faire un paiement partiel, vous devez changer le Montant de rétribution à utiliser. à ce moment là, la redevance et les retenues seront calculés en fonction de ce montant
Chaque icône à une fonction différente:
La loupe vous permet de voir le détails du type de prélèvement.
La poubelle vous permet de supprimer.
Le + pour ajouter un prélèvement.
Pour chaque agent:
Vous avez l’option de Générer les prélèvements + pour que le calcul des frais de redevances et les retenues se calculent selon le profil du courtier automatiquement.
Si vous devez créer une facture avant de faire le paiement vous pouvez cliquer sur le bouton Créer facture +
Pour ajouter une retenue au montant de la rétribution du courtier, cliquer sur + à Retenues
Si le courtier a des factures impayées que vous souhaitez appliquer au paiement de commission, cliquer sur le + à Factures en souffrance (l’hyperlien vous amène à la liste des factures du courtier)
Dans la nouvelle fenêtre, vous avez 2 options:
Option 1: Ajouter toutes les factures, applique le montant de la commission spécifié sur les factures les plus anciennes en premier.
Option 2: vous pouvez choisir manuellement les factures à payer avec la rétribution
Sauvegarder et Fermer
Vous pouvez garder un montant de la commission pour le courtier en ‘'Crédit ouvert’' pour payer de futures factures. Cliquez sur le + à Crédits Ouverts, entrez le montant que vous désirez garder en crédit et Sauvegarder et Fermer.
Finalement, vous pouvez entrer le paiement de la rétribution du courtier en sélectionnant le + à Paiements, dans la fenêtre inscrire les informations obligatoires ( * ). Vous pouvez choisir le mode de paiement, inscrire l’addresse du courtier ainsi que des notes au sujet de ce paiement pour identifier la transaction. Cliquez sur Sauvegarder et Fermer.
Vous serez ramené à la page Opération d’un déboursé, si le solde en bas de la page est bien à 0$, faites Soumettre, sinon vérifiez vos opérations.
Vous ne pourrez pas soumettre s’il reste un solde à distribuer.
Vous devez répéter ces étapes pour chaque courtier dans la transaction.
Vous serez redirigé vers la page de déboursés de la transaction, dans la section Déboursés aux courtiers du bureau vous avez maintenant les icônes suivants:
Si vous avez un chèque à imprimer pour un courtier, cliquez sur l'icône "voir les paiements" et cliquez de nouveau sur l'icône pour l'impression du chèque.
Pour imprimer l'état de compte au courtier, cliquer sur l’icône pdf.
Pour envoyer l'état de compte de la transaction par courriel au courtier cliquez sur l’enveloppe
Vous pouvez télécharger et consulter l'état de compte en cliquant sur la flèche verte.
Pour voir le détail ou pour faire l'annulation du paiement, cliquer sur la loupe
Pour annuler le paiement, cliquer sur l’icône dans la fenêtre détail de l’opération
B ) Courtiers d’autres agences
Continuez à la section "Déboursés aux autres agences"
Cliquez sur + pour ouvrir la fenêtre de paiement
Remplissez les champs obligatoires du paiement à un courtier d’une autre agence et les informations de l'autre agence si nécessaire
Cliquez sur Sauvegarder et Fermer pour revenir à la page des déboursés ou sur Sauvegarder et Imprimer pour imprimer le chèque.
Vous pouvez également cliquer sur l’icône de chèque dans la page des Déboursés pour imprimer le chèque à l’autre agence
♦ Pour la section "Déboursé aux institutions prêteuses " la procédure est la même que pour les "Déboursés aux autres agences"
♦ Section "Dépôts à remettre" cliquer sur le bouton Ajouter + pour ouvrir une nouvelle fenêtre où vous pourrez indiquer no chèque, date de paiement, client avec menu déroulant se mettra automatiquement au bénéficiaire, montant à rembourser
De plus vous avez une section "Adresse" pour le bénéficiaire et "Remarques" qui mentionne l'adresse de la transaction. Sauvegarder pour fermer
Si vous désirez avoir un relevé de toutes les opérations pour une transaction vous pouvez utiliser le bouton Relevé Opération en haut
Vous avez également accès aux Lettres, compte en fidéicommis, Recevable/payable, Recalculer les taxes, Imprimer chèques et écritures comptables.
Si le montant des taxes de votre courtier est à zéro et qu’il a des taxes, cliquer sur le bouton recalculer les taxes pour que les taxes s’appliquent.
Avant de sortir de la transaction, vérifier si le statut est "complétée" (Section profil de transaction sur la page d'ouverture )
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