Mon premier rapport interactif

Fermez les yeux et imaginez un instant que toute l'information dont vous disposez est un gros chiffrier Excel auquel vous souhaitez faire des tris de toutes sortes, des filtres, créer des calculs et des graphiques.

Tout ça est disponible sous NexOne Office (GIMMI Web)  Cette technologie vous permet de manipuler, extraire et produire des listes, rapports et statistiques à l'infinie à partir de vos données.

Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre afin de réaliser un rapport simple qui, au premier abord, peut vous sembler impossible à réaliser.

Mise en situation:

Je veux connaître parmi les ventes réalisées depuis les 24 derniers mois, le nombre moyen de jours écoulés entre la date d'inscription et la date de vente et ce groupé par les 3 premiers caractères du code postal de la propriété afin de cibler ma prochaine campagne de publicité.

Procédure :

• Sélection du rapport de base...

La personnalisation d'un rapport se fait à partir d'un rapport de base.  Au départ, sélectionner le rapport dont les données s'apparentent le plus à ce que vous voulez extraire et, par la suite, personnaliser ce rapport.

Pour notre exemple, aller dans le menu "Transactions > Rapports (en haut à droite)".
Cliquer sur le bouton Détaillé pour afficher la liste détaillée des transactions.

• Sélection des colonnes à afficher...

Cliquer sur le menu Actions et sélectionner: "Sélectionner des colonnes".

Du côté gauche s'affichent les colonnes qui n'apparaissent PAS dans le rapport, du côté droit s'affichent les colonnes qui apparaissent dans le rapport.

Sélectionnez du côté droit les colonnes que vous souhaitez enlever du rapport et cliquer sur la flèche '<' pour les retirer.
Sélectionnez du côté gauche les colonnes que vous souhaitez ajouter au rapport et cliquer sur la flèche '>' pour les ajouter.

Note: Pour faire une sélection multiple presser les boutons Ctrl ou Shift lors de la sélection.

Pour notre exemple, laissons le No MLS, les informations relatives à l'adresse de la propriété, la date d'inscription, la date de transaction et ajoutons le prix vendu.

Cliquer sur le bouton Appliquer.  Le rapport est généré avec les colonnes que vous venez de choisir.

• Sélection des filtres...

- Effacer les filtres existants du rapport de base en cliquant sur le "X" à droite du filtre.

- Établir un nouveau filtre: Conserver seulement les transactions des 24 derniers mois...

Dans le menu Actions, sélectionner: "Filtrer".
Sous le champ "Colonne", sélectionner la colonne: "Date de transaction".
Sous le champ "Opérateur", sélectionner: "Est dans les dernières".
Sous le champ "Expression", inscrire: "24" (pour 24 mois).
Sélectionner l'unité de temps "Mois" dans la liste déroulante, à droite du champ Expression (pour 24 mois).

Cliquer sur le bouton Appliquer. Un nouveau filtre "Date de transaction est dans les derniers 24 mois" est ajouté dans le haut du rapport interactif.  Les données du rapport reflètent maintenant ce filtre.

- Établir un nouveau filtre: Conserver seulement les transactions qui ont une date d'inscription...

Dans le menu Actions, sélectionner: "Filtrer".
Sous le champ "Colonne", sélectionner la colonne: "Date inscription".
Sous le champ "Opérateur", sélectionner: "n'est pas NULL".

Cliquer sur le bouton Appliquer.  Un nouveau filtre "Date inscription n'est pas NULL" est ajouté dans le haut du rapport interactif.  Les données du rapport reflètent maintenant ce filtre.

• Ajouter une colonne représentant les trois premiers caractères du code postal...

Dans le menu Actions, sélectionner: "Format > Calculer". 
Cette fonction est utilisée comme dans Microsoft Excel pour créer une formule à partir des données existantes.

Sous le champ "En-tête de colonne", inscrire "3 premiers car. du code postal".
Dans le champ "Expression de calcul", inscrire "Substr(BB, 1, 3)".

Note: 'BB' est un alias et fait référence à la colonne "Code postal" (votre alias pourrait être différent).  Sous le libellé "Colonnes" s'affiche la liste de toutes les colonnes avec leur alias.  Je peux les utiliser pour réaliser tant des calculs simples que des calculs complexes (ex : différence entre prix demandé et prix vendu, nombre de jours que la propriété est sur le marché, etc).  

Cliquer sur le bouton Appliquer.  Une nouvelle colonne "3 premiers car. du code postal" est ajoutée au rapport avec comme valeur les 3 premiers caractères du code postal de chacune des propriétés.

• Ajouter une colonne pour déterminer le nombre de jours écoulés entre la date d'inscription et la date de transaction...

Dans le menu Actions, sélectionner: "Format > Calculer". 
Nous allons maintenant ajouter une colonne qui va calculer le nombre de jours écoulés entre la date d'inscription et la date de transaction.

Sous le champ "En-tête de colonne", inscrire "Nb jours".
Sous le champ "Expression de calcul", inscrire la formule suivante : "I - CA".

Note: 'I' et 'CA' sont des alias et font référence aux colonnes "Date transaction" et "Date inscription" (vos alias pourraient être différents).  Voir vos alias dans la liste sous le libellé "Colonnes". 

Cliquer sur le bouton Appliquer.  Une nouvelle colonne "Nb jours" est ajoutée au rapport avec comme valeur la différence entre la date de transaction et la date d'inscription de chacune des propriétés.

• Regrouper les transactions par les trois premiers caractères du code postal...

Dans le menu Actions, sélectionner: "Format > Commande Break". 
Cette fonction est utilisée pour faire un bris sur une colonne d'un rapport.  Pour notre exemple, regrouper les transactions par les trois premiers caractères du code postal.

Sous le champ "Colonne", sélectionner la colonne intitulée "**3 premiers car. du code postal". 

Cliquer sur le bouton Appliquer.  Le rapport se régénère aussitôt en regroupant les transactions par les 3 premiers caractères du code postal.

• Calculer la moyenne des jours écoulés en fonction des trois premiers caractères des codes postaux...

Dans le menu Actions, sélectionner: "Format > Agréger". 
Cette fonction est utilisée pour effectuer des sommes, moyenne, maximum, médiane, etc. à partir d'une colonne numérique ou monétaire d'un rapport.  Pour notre exemple, calculer la moyenne des jours écoulés pour chacun des regroupements de code postal.

Sous le champ "Fonction", sélectionner: "Moyenne".
Sous le champ "Colonne", sélectionner: "**Nb jours".

Cliquer sur le bouton Appliquer.  Le rapport se régénère aussitôt en ajoutant à la dernière ligne de chacun de nos groupements par code postal, le nombre de jours moyen écoulé entre l'inscription et la vente.

1. Sauvegarder votre rapport interactif personnalisé...

Si vous souhaiter réutiliser votre rapport personnalisé, il suffit de l'enregistrer.

Dans le menu Actions, sélectionner: "Enregistrer un état" et inscrivez un nom représentatif (la description est facultative). 

Vous pourrez en tout temps le réutiliser en retournant dans "Modules > Transactions > Du bureau > bouton Détail" et en cliquant sur la liste déroulante "États". Votre rapport apparaît, au bas de la liste, dans les rapports privés.

Votre premier rapport interactif est terminé !

Convertir le résultat en graphique

Comme il m'apparaît lourd de parcourir chacune des pages pour connaître la moyenne de nombre de jours par code postal, rien de mieux que de représenter sous forme graphique le résultat de mon travail.

• Dans le menu Actions, sélectionner: "Format > Graphique". 

Cette fonction permet de représenter facilement sous forme graphique, 2 données de mon rapport avec une fonction.

Type de graphique: bâtonnet horizontal ou vertical (je préfère la représentation verticale).
Sous le champ "Libellé", sélectionner: "**3 premiers car. du code postal",  Titre de l'axe pour le libellé: "Code postal".
Sous le champ "Valeur", sélectionner: "**Nb jours",  Titre de l'axe pour la valeur: "Jours".
Sous le champ "Fonction", sélectionner: "Moyenne".
Sous le champ "Trier", sélectionner: "Valeur - Décroissant".

Cliquer sur le bouton Appliquer.  Le graphique se génère aussitôt.

Note: Vous pouvez en tout temps cliquer sur le 2e bouton à gauche du menu Actions pour revenir à la liste et en tout temps cliquer sur le 1er bouton à gauche du menu Actions pour revenir au graphique.

Note: Il est possible qu'il n'y ait pas une valeur sur l'axe pour chacun des bâtonnets.  Pour afficher le nombre de jours versus un code postal; vous n'avez qu'à passer le pointeur de la souris sur le bâtonnet et vous aurez le code postal ainsi que la moyenne du nombre de jours correspondant.

1. Modifier le graphique...

Pour modifier la disposition ou le tri du graphique, il suffit de cliquer sur le lien "Modifier un graphique" qui se situe parmi les filtres.

Si vous souhaitez avoir la même statistique mais par ville au lieu du code postal, c'est simple!

Il suffit de cliquer sur le lien "Modifier un graphique".

Sélectionner, sous "Libellé", "Ville" (Changer le titre du libellé pour "Ville"). 
Cliquer sur le bouton Appliquer.  Le graphique se régénère aussitôt mais en affichant la moyenne de nombre de jours par ville au lieu des 3 premiers caractères du code postal.

Félicitations!  Vous avez réalisé votre premier rapport interactif!