Imaginez un instant que toute l'information dont vous disposez est un gros chiffrier Excel dans lequel vous pouvez faire des tris de toutes sortes, des filtres, créer des calculs et des graphiques.
C’est possible avec NexOne Office (GIMMI Web). Notre plateforme vous permet de manipuler, extraire et produire des listes, rapports et statistiques à l'infini à partir de vos données.
Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour réaliser et manipuler un rapport simple.
Mise en situation:
Je veux connaître parmi mes ventes réalisées depuis les 24 derniers mois, le nombre moyen de jours écoulés entre la date d'inscription et la date de vente; groupé par les 3 premiers caractères du code postal de la propriété afin de cibler ma prochaine campagne de publicité.
Configurer votre rapport :
1. Sélectionnez le rapport de base dont les données s’apparentent le plus à ce que vous voulez créer comme rapport
La création d'un rapport interactif personnalisé se fait à partir d'un rapport de base.
Pour cet exemple, nous allons utiliser le Rapport des transactions détaillé, cliquez sur: Transactions > Rapports > Transactions - Détaillé .
2. Sélectionnez les colonnes à afficher
Cliquez sur le menu Actions et choisir Sélectionner des colonnes.
Du côté gauche s'affichent les colonnes qui n'apparaissent PAS dans le rapport, du côté droit s'affichent les colonnes qui apparaissent dans le rapport. Sélectionnez un titre de colonne et utilisez les flèches < et > pour les afficher ou non.
Vous pouvez changer l’ordre d’affichage des colonnes en sélectionnant la colonne et en utilisant les flèches de droite.
Pour faire une sélection multiple utiliser Ctrl ou Shift lors de la sélection.
Pour cet exemple, nous voulons voir: le No MLS, les informations relatives à l'adresse de la propriété, la date d'inscription, la date de transaction et le prix vendu.
Cliquer sur Appliquer. Le rapport apparaît maintenant avec les colonnes que vous venez de choisir.
3. Sélectionnez les filtres
- Effacer les filtres existants du rapport de base en cliquant sur le "X" à droite du filtre.
- Créer le filtre pour afficher les transactions des 24 derniers mois:
Dans le menu Actions, choisir: "Filtrer".
Dans "Colonne", sélectionnez la colonne: "Date de transaction".
Dans "Opérateur", sélectionnez: "Est dans les dern.".
Dans "Expression", inscrire: "24" (pour 24 mois).
Sélectionnez l'unité de temps "Mois" dans la liste déroulante, à droite du champ Expression.
Cliquez sur Appliquer.
Un nouveau filtre actif, "Date de transaction est dans les derniers 24 mois", est ajouté dans le haut du rapport interactif.
- Créer le filtre pour conserver seulement les transactions qui ont une date d'inscription.
Dans le menu Actions, sélectionnez: "Filtrer".
Dans "Colonne", sélectionnez la colonne: "Date inscription".
Dans "Opérateur", sélectionnez: "n'est pas NULL".
Cliquer sur Appliquer.
Un nouveau filtre actif, "Date inscription n'est pas NULL", est ajouté dans le haut du rapport interactif. Les données du rapport reflètent maintenant ce filtre.
4. Ajouter des colonnes
-Ajouter une colonne représentant les trois premiers caractères du code postal.
Dans le menu Actions, sélectionner: "Format > Calculer".
Cette fonction est utilisée comme dans Microsoft Excel pour créer une formule à partir des données existantes.
Dans le champ "En-tête de colonne", inscrire "3 premiers car. du code postal".
Dans le champ "Expression de calcul", inscrire "Substr(BB, 1, 3)".
Cliquer sur Appliquer.
''BB' est un alias qui fait référence à la colonne "Code postal" (votre alias pourrait être différent). Sous le libellé "Colonnes" s'affiche la liste de toutes les colonnes avec leur alias. Vous pouvez les utiliser pour réaliser tant des calculs simples que des calculs complexes (ex : différence entre prix demandé et prix vendu, nombre de jours que la propriété est sur le marché, etc).
Une nouvelle colonne "3 premiers car. du code postal" est ajoutée au rapport avec comme valeur les 3 premiers caractères du code postal de chacune des propriétés.
-Ajouter une colonne pour déterminer le nombre de jours écoulés entre la date d'inscription et la date de transaction.
Dans le menu Actions, sélectionnez: "Format > Calculer".
Sous le champ "En-tête de colonne", inscrire "Nb jours".
Sous le champ "Expression de calcul", inscrire la formule suivante : (I - CA).
Cliquez sur Appliquer.
Note: 'I' et 'CA' sont des alias et font référence aux colonnes "Date transaction" et "Date inscription" (vos alias pourraient être différents). Voir vos alias dans la liste sous le libellé "Colonnes".
Une nouvelle colonne "Nb jours" est ajoutée au rapport avec comme valeur la différence en nombre de jours entre la date de transaction et la date d'inscription de chacune des propriétés.
5. Regrouper les transactions
-Regrouper les transactions par les trois premiers caractères du code postal.
Dans le menu Actions, sélectionnez: "Format > Commande Break"*.
Dans le champ "Colonne", sélectionnez la colonne intitulée "**3 premiers car. du code postal".
Cliquez sur Appliquer.
*Cette fonction est utilisée pour faire un bris sur une colonne d'un rapport.
Le rapport se régénère aussitôt en regroupant les transactions par les 3 premiers caractères du code postal.
6. Calculer la moyenne
-Calculer la moyenne des jours écoulés entre la date d’inscription et la date de transaction en fonction des trois premiers caractères des codes postaux.
Dans le menu Actions, sélectionnez: "Format > Agréger"*.
Dans le champ "Fonction", sélectionnez: "Moyenne".
Sous le champ "Colonne", sélectionner: "**Nb jours".
Cliquer sur le bouton Appliquer.
*Cette fonction peut-être utiliser pour calculer des sommes, moyennes, maximums, médianes etc.
Le rapport se régénère aussitôt en ajoutant à la dernière ligne de chacun de nos groupements par code postal, le nombre de jours moyen écoulé entre l'inscription et la vente.
7. Sauvegarder votre rapport interactif personnalisé
Si vous souhaitez réutiliser votre rapport personnalisé, vous pouvez l'enregistrer pour y accéder rapidement.
Dans le menu Actions, sélectionner: "Enregistrer un état" et inscrivez un nom représentatif (la description est facultative).
Vous pourrez en tout temps le réutiliser en retournant dans Transactions → Rapports → Transactions Détaillé et en cliquant sur la liste déroulante "États". Votre rapport apparaît enregistré, au bas de la liste, dans les rapports privés.
Votre premier rapport interactif est terminé !
Convertir le résultat en graphique
1. Créer le graphique
Dans le menu Actions, sélectionner: "Format > Graphique".
Cette fonction permet de représenter facilement sous forme graphique, 2 données de mon rapport avec une fonction.
Type de graphique: bâtonnets horizontal ou vertical., vous pouvez spécifier l’orientation dans le champs ‘'Orientation’'
Dans le champ "Libellé", sélectionnez: "**3 premiers car. du code postal", Titre de l'axe pour le libellé: "Code postal".
Dans le champ "Valeur", sélectionnez: "**Nb jours", Titre de l'axe pour la valeur: "Jours".
Dans le champ "Fonction", sélectionnez: "Moyenne".
Dans le champ "Trier", sélectionnez: "Valeur - Décroissant".
Cliquer sur Appliquer. Le graphique se génère aussitôt.
Vous pouvez utiliser les boutons ‘'Voir l’état'' et ‘' Visualiser le graphique’' pour passer du rapport au graphique et vice-versa.
Pour afficher le nombre de jours versus un code postal; vous n'avez qu'à passer le pointeur de la souris sur le bâtonnet pour voir les détails.
2. Modifier le graphique
Pour modifier la disposition ou le tri du graphique, cliquez sur le lien "Modifier un graphique" qui se situe parmi les filtres.
Par exemple vous souhaitez avoir la même statistique mais par ville au lieu du code postal:
Sélectionnez dans "Libellé": "Ville"
Cliquer sur Appliquer. Le graphique se régénère aussitôt mais en affichant la moyenne de nombre de jours par ville au lieu des 3 premiers caractères du code postal.
Félicitations! Vous avez réalisé votre premier rapport interactif!
Terminé!
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