Vous pouvez créer une tâche automatisée pour l’envoie de courriel a vos courtiers pour ceux-ci :
Avis pour renouvellement de plan de redevance
Courriel d’alertes aux courtiers
Notification aux courtiers actifs pour nouvelles inscriptions
Notification aux courtiers pour documents manquants
Notification aux courtiers pour documents manquants - DERNIER AVIS
Notification de changement de statut pour rapport de transaction
Rapport mensuel par courtier
Rapport sommaire d’activité
Voici le chemin à suivre pour voir votre liste de tâches automatisées déjà existante ou pour en créer une nouvelle ; Administration > configuration > Tâches automatisées
Pour créer une nouvelle tâche automatisée vous devez cliquer sur ‘'créer+’' en haut de la page ;
Puis cette page ouvrira ;
Vous devez sélectionné la nouvelle tâche puis cliquer sur suivant
1. Avis pour renouvellement de plan de redevance
Ceci est une tâche pour envoyer un courriel aux courtiers lorsque leur plan de redevance se renouvelle.
Cette page ouvrira, vous devez remplir les champs requis ;
Fréquence : Quotidienne
Date de début : À partir de quelle date voulez-vous que la tâche soit en vigueur
Date de fin : Si vous ne voulez pu cette tâche vous devez la rendre inactive et mettre une date de fin.
Heure d'éxécution : À quelle heure vous voulez que l’envoie de courriel soit faite.
Actif : oui ou non
Envoyer immédiatement le courriel : oui ou non
Expéditeur du courriel : Sélectionner qui sera l’expéditeur du courriel
2.
Modèle de lettre : Sélection du modèle de lettre que vous voulez utiliser.
Type de notification : Courriel ou SMS
Nb de jours avant le renouvellement du plan : Vous voulez faire l’envoie combien de jours avant l’envoie
Utilisateur : À l’aide de la flèche et en sélectionnant l’utilisateur le déplacer vers la droite pour que cette tâche soit active pour celui-ci
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer '’ votre nouvelle tâche ( avis pour renouvellement de plan de redevance ) sera maintenant active.
2. Courriel d’alertes aux courtiers.
Ceci est une tâche pour envoyer un courriel pour avertir les courtiers pour les dates d'échéance de transactions ou inscriptions.
Cette page ouvrira et vous devez remplir les champs requis ;
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel : Par exemple vous avez donné une date de début mais que le premier courriel s’envoi seulement le lundi selon ce que vous avez sélectionné vous pouvez le mettre à ‘'oui’' et le courriel s’envera au moment que vous sauvegarderez cette tâche ainsi que la fréquence a laquelle vous avez mis cette tâche par la suite.
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
2.
Destinataires : Pour tous les courtiers ou pour des courtiers spécifiques.
Conditions de vente : Nombre de jours avant que le délai de réalisation vienne à échéance : mettre un chiffre
Conditions de vente : Nombre de jours avant que la date finale de réalisation vienne à échéance : mettre un chiffre
Inclure les conditions ou l’acheteur est représenté par un autre courtier : oui ou non
Inscriptions : Nombre de jours avant que la date d’expiration vienne à échéance :
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Courriel d’alertes aux courtiers ) sera maintenant active.
3. Notification aux courtiers actifs pour nouvelles inscriptions.
Ceci est une tâche pour envoyer un courriel à vos courtiers lorsqu’ils ont de nouvelles inscriptions qui entre dans NexOne.
Cette page ouvrira et vous devez remplir les champs requis ;
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel : Par exemple vous avez donné une date de début mais que le premier courriel s’envoi seulement le lundi selon ce que vous avez sélectionné vous pouvez le mettre à ‘'oui’' et le courriel s’envera au moment que vous sauvegarderez cette tâche ainsi que la fréquence a laquelle vous avez mis cette tâche par la suite.
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
2.
Type de notification : Courriel ou SMS
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Notification aux courtiers actifs pour nouvelles inscriptions ) sera maintenant active.
4. Notifications aux courtiers pour documents manquants
Cette tâche est pour envoyer un courriel a vos courtiers lorsque qu’il manque des documents obligatoires dans leurs dossiers.
Cette page ouvrira et vous devez remplir les champs requis ;
1.
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel : Par exemple vous avez donné une date de début mais que le premier courriel s’envoi seulement le lundi selon ce que vous avez sélectionné vous pouvez le mettre à ‘'oui’' et le courriel s’envera au moment que vous sauvegarderez cette tâche ainsi que la fréquence a laquelle vous avez mis cette tâche par la suite.
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
2.
Modèle de lettre : Sélection du modèle de lettre que vous voulez utiliser.
Type de vérification : Voulez-vous que l’envoie du courriel de documents manquants
Mettre le directeur en CC dans le courriel : Voulez vous que le directeur reçoit le courriel également ?
Nb de jours pour les inscriptions : Après combien de jour que l’inscription existe que vous voulez que l’avis soit envoyé.
Nb de jours pour les transactions et les rapports de transaction : Après combien de jour que le rapport de transaction ou la transaction existe que vous voulez que l’avis soit envoyé.
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Notification aux courtiers pour documents manquants ) sera maintenant active.
5. Notification aux courtiers pour documents manquants - DERNIER AVIS
Ceci est une tâche pour envoyer un dernier courriel aux courtiers pour leur documents manquants dans les différents dossiers.
Cette page ouvrira et vous devez remplir les champs requis :
1.
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel : Par exemple vous avez donné une date de début mais que le premier courriel s’envoi seulement le lundi selon ce que vous avez sélectionné vous pouvez le mettre à ‘'oui’' et le courriel s’envera au moment que vous sauvegarderez cette tâche ainsi que la fréquence a laquelle vous avez mis cette tâche par la suite.
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
2.
Modèle de lettre : Sélection du modèle de lettre que vous voulez utiliser.
Type de vérification : Voulez-vous que l’envoie du courriel de documents manquants
Mettre le directeur en CC dans le courriel : Voulez vous que le directeur reçoit le courriel également ?
Nb de jours pour les inscriptions : Après combien de jour que l’inscription existe que vous voulez que l’avis soit envoyé.
Nb de jours pour les transactions et les rapports de transaction : Après combien de jour que le rapport de transaction ou la transaction existe que vous voulez que l’avis soit envoyé.
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Notification aux courtiers pour documents manquants - DERNIER AVIS ) sera maintenant active.
6. Notification de changement de statut pour rapport de transaction
Ceci est une tâche pour envoyer un courriel à vos courtiers lorsque leur rapport de transaction change de statut.
Cette page ouvrira et vous devez remplir les champs requis :
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel : Par exemple vous avez donné une date de début mais que le premier courriel s’envoi seulement le lundi selon ce que vous avez sélectionné vous pouvez le mettre à ‘'oui’' et le courriel s’envera au moment que vous sauvegarderez cette tâche ainsi que la fréquence a laquelle vous avez mis cette tâche par la suite.
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
2.
Vous devez sélectionner les destinataires en les glissant vers la gauche ainsi que pour quel statut vous voulez qu’ils soient notifier en glissant le ou les statuts vers la gauche
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Notification de changement de statut pour rapport de transaction ) sera maintenant active.
7. Rapport mensuel par courtier
Ceci est une tâche pour envoyer par courriel le rapport mensuel à vos courtiers
Cette page ouvrira et vous devez remplir les champs requis :
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel : Par exemple vous avez donné une date de début mais que le premier courriel s’envoi seulement le lundi selon ce que vous avez sélectionné vous pouvez le mettre à ‘'oui’' et le courriel s’envera au moment que vous sauvegarderez cette tâche ainsi que la fréquence a laquelle vous avez mis cette tâche par la suite.
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
2.
Destinataire : Tous les courtiers ou courtiers spécifiques
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Rapport mensuel par courtier ) sera maintenant active.
8. Rapport sommaire d’activité.
Ceci est un tâche qui envoi par courriel le rapport sommaire d’activité.
Cette page ouvrira et vous devez remplir les champs requis :
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel : Par exemple vous avez donné une date de début mais que le premier courriel s’envoi seulement le lundi selon ce que vous avez sélectionné vous pouvez le mettre à ‘'oui’' et le courriel s’envera au moment que vous sauvegarderez cette tâche ainsi que la fréquence a laquelle vous avez mis cette tâche par la suite.
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
2.
Destinataire : Pour tous les courtiers ou pour des courtiers spécifiques.
Choix de la date : Votre rapport se basera sur la date de l’inscrition/transaction ou bien sur la date à laquelle il a été créé dans le système
Afficher les courtiers référants : Oui ou non
Afficher les courtiers des autres agences : Oui ou non
Type de sélection des inscriptions et transactions : Nouvelle inscription/transaction du mois courant ou d’après un nombre de jour précis
Afficher le no MLS : Voulez-vous le #MLS dans le rapport Oui ou non
Afficher le statut de la transaction : Voulez-vous que la statut de la transaction soit sur le rapport
Format du fichier : Dans quel format vous voulez que le rapport soit envoyé
Statut de transaction : Sélectionner le statut de la transaction que vous voulez sur le rapport
Changement sur centris : Quel changement sous centris vous voulez qui soit sur le
Imprimer pourcentage et montant de retribution globale : Voulez-vous sur le rapport oui ou non
Imprimer pourcentage et montant de la part inscripteur : Voulez-vous sur le rapport oui ou non
Imprimer pourcentage et montant de la collaborateur : Voulez-vous sur le rapport oui ou non
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Rapport sommaire d’activité ) sera maintenant active.
Terminé!
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