Facturation en lot (facturation mensuelle)
Avant de commencer votre facturation en lot (si applicable):
1- Générez les intérêts, les détails de cette procédure se trouvent dans l’article: Génération des intérêts
2- Assurez-vous d'avoir estampillé vos répartitions de factures
Dans vos Répartitions de facture, vous devez avoir un crochet vert devant la répartition.
FACTURATION EN LOT
1- Ouvrez la section Facturation en lot à partir du menu Comptabilité - Comptes recevables- Facturation en lot
2 - Remplissez les champs de la page Facturation en lot
Date= date du jour ou vous pouvez mettre une date ultérieure (ex: vous êtes le 28 avril et vous indiquez le 1 mai)
Méthode d’enregistrement des factures = enregistrer les factures en mode édition ou estampiller les factures
Nous recommandons le mode édition car vous aurez la possibilité de faire des modifications en cas d’erreur, vous évitant ainsi de devoir faire des crédits pour corriger les factures.
Objet = ex. Facturation mensuelle mars XXXX ou autre
Inclure les items des charges répétitives = Si vous indiquez "OUI" sélectionnez le mois à charger
Inclure les items de facturation express, Inclure les items de la répartition de facture, Inclure les courtiers/non-agents dont l’indicateur actif pour la facturation est à oui, Utiliser les crédits ouverts pour payer les factures = OUI, tous les items en attente dans le système seront appliqués.
3- Continuez en cliquant sur l’icône «Générer un aperçu des items à facturer»
Il est possible que vous ayez un message d’erreur "Attention: il y a des répartitions de factures qui n’ont pas été estampillés, voulez-vous continuer?". Si c’est le cas, cliquez sur "Annuler" , allez dans Comptabilité - Comptes recevables - Répartition de factures - Menu de recherche- sélectionnez "non estampillées". Estampillez les factures en édition et revenez à la procédure pour facturation en lot.
Vous pourriez aussi voir le message "Attention, la facturation en lot a été générée plus tôt aujourd’hui à (date et heure) par (Madame X). Si vous continuez, il risque d’y avoir des factures en double et vous devrez les créditer une par une. Voulez-vous continuer?".
Avant de continuer la procédure, faites la vérification nécessaire pour vous assurer que la facturation n’a pas déjà été faite.
4- Un aperçu des factures s’affiche et vous avez la possibilité de sélectionner un rapport interactif selon vos critères.
Si vous désirez imprimer un rapport, cliquez sur Rapport de contrôle PDF
5- Une fois vos vérifications complétées, cliquez sur Générer les factures
Un message va apparaître disant que vous allez générer les factures...., l’opération est irréversible ….cliquez "OUI"
Cela va vous amener à une nouvelle page « liste des factures » vous verrez un message que le traitement de facturation en lot a été lancé…..et vous recevrez un courriel pour dire que les factures ont été créées. Attendre la réception de ce message avant de poursuivre.
Cliquer sur l'onglet Rafraichir et vous verrez les factures en édition (en surbrillance vert)
Faire les corrections ou ajustement de facture si nécessaire.
Cliquer sur icône « Estampiller toutes les factures en édition » , une nouvelle page va ouvrir vous demandant de confirmer la date de facturation, ensuite cliquer sur Sauvegarder
Et finalement pour envoyer les factures par courriel cliquez sur l'icône Envoyer les factures par courriel,
Sur la page suivante dans la section "information" cela vous indiquera le nombre de factures à envoyer et indiquer "OUI" pour marquer les factures envoyées par courriel comme étant imprimées.
Compléter la section courriel et pour les envoyer, cliquer sur Soumettre
Il va apparaître le message suivant :
"Le traitement des factures par courriel a été lancé. D'ici quelques minutes, les factures envoyées seront marquées comme étant imprimées. Vous n'avez qu'à rafraîchir la page des factures afin de les voir comme étant imprimées. "
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