Sending emailed documents into a listing or transaction has never been easier. Stop downloading documents just to reupload them on the same platform.
...
Admin Activation
Administration > Setup > General
Select the fourth tab “Electronic Document Management”
Set “Enable the simplified document sending by email feature (ged@bmdlinc.com / edm@bmdlinc.com)” to “YES”
SAVE
Admin: Send the authentification request to the Agent
In your agent's profile (Agents / Non-Agents > Agents), select your agent by clicking on the pencil to edit their profile.
Select Emails
Click ADD if not already set up or click on the pencil to edit.
Enter the agent's email address (if not already created) then click on “Send authentication request”
Agent Activation
The agent will receive an email authenticating their email address and they must click on the link to activate it.
...
...
Once the activation is complete, a new window will appear.
...
A new email will be sent to the agent.
...
To send documents to the office, the agents must send them to edm@nexone.ca
...
If you need to deactivate this function.
Edit the email address in the agent's profile and click on “Deactivation of the function of sending documents by email”
...
Sending & Receiving documents in Bunker
Agent
The agent will create an email to ged@nexone.ca or edm@nexone.ca and attach their documents.
...
Please select the office that must receive the documents you submitted by email.”
Administration
The administration will locate these documents through Documents > Bunker
...
To assign the document(s) to the appropriate file:
...
Edit the document by clicking on the pencil
...
Click on “Preview Document”
...
Select Document type
...
Edit Document Name & Description / MLS #
...
Select Folder Type: Listing or Transaction or send the document to an inactive transaction
...
Listing:
Transaction:
...
Select “Save and go to Next Document”
...
Or if only 1 document, Save & Close
...
Once the documents have been placed into their listing or transaction of choice, they will then be removed from the bunker.
...
L'envoi de documents par courriel vers une inscription ou une transaction n'a jamais été aussi simple. Vous n’avez plus besoin de télécharger des documents juste pour les recharger sur la même plate-forme.
Suivez ces étapes pour activer la gestion électronique de documents pour vos courtiers.
Activation Admin
Administration > Configuration> Général
Sélectionnez le quatrième onglet “Gestion Électronique de Documents”
Veuillez mettre “Activer la fonction d'envoi de documents simplifié par courriel (ged@nexone.ca & edm@nexone.ca)” à “OUI”
Sauvegarder
Admin: Envoyer la demande d’authentification au courtier
Dans le profil de votre courtier (Courtiers / Non-agents > Courtiers), sélectionnez votre courtier en cliquant sur le crayon pour modifier son profil.
Sélectionnez Courriels
Cliquez sur AJOUTER si ce n'est déjà fait ou cliquez sur le crayon pour modifier.
Saisissez l'adresse courriel du courtier (si elle n'est pas déjà là) puis cliquez sur “Envoyer demade d’authentification”
Activation du courtier
Le courtier recevra courriel authentifiant son adresse courriel et il devra cliquer sur le lien pour l'activer.
Une fois l'activation terminée, une nouvelle fenêtre apparaîtra.
Un nouvel courriel sera envoyé au courtier pour confirmer l’authentification.
Pour envoyer des documents au bureau, les courtiers doivent les envoyer à ged@nexone.ca
Si vous devez désactiver cette fonction.
Modifiez l'adresse courriel dans le profil du courtier et cliquez sur “Désactivation de la fonction d’envoi de documents par courriel”
Envoi et réception de documents dans Bunker
Courtier
Le courtier enverra un courriel à ged@nexone.ca ou edm@nexone.ca et y joindra ses documents.
| Info |
|---|
Si le courtier fait partie de plus d'une agence, il recevra un courriel lui demandant à quelle agence il souhaite ajouter ses documents. Veuillez cliquer sur l'agence qui doit recevoir les documents que vous envoyés dans votre courriel.” |
Administration
L'administration peut trouver ces documents via Documents > Bunker
...
Pour associer le(s) document(s) au fichier approprié :
Modifiez le document en cliquant sur le crayon
Cliquez sur “Consulter le document”
Sélectionnez le type de document
Modifier le nom du document & Description / No MLS
Sélectionnez le type de dossier: Inscription ou Transaction ou envoyer le document à une transaction inactive
Inscription:
Transaction:
Sélectionnez “Sauvegarder et passer au prochain document”
Ou si seulement un document, Sauvegarder et Fermer
Une fois les documents ont été placés dans leur inscription ou transaction de choix, ils seront ensuite retirés du bunker.
Il ne reste plus que l'administrateur à approuver les documents dans la partie GED de l’inscription ou de la transaction.
| Tip |
|---|
Terminé! |