Facturation en lot

Facturation en lot (facturation mensuelle) 

Faire la procédure de calcul des intérêts (si applicable), cette procédure est Génération des intérêts

Avant de débuter la facturation en lot, s'il a lieu, assurez-vous d'avoir estampillé vos répartitions de factures 

·        Presser le bouton   Répartition de facture et vous devez avoir un crochet vert devant la répartition

​FACTURATION EN LOT

• Allez dans 

Comptabilité → Comptes recevables → Facturation en lot

• Vous allez avoir une nouvelle fenêtre qui va s'ouvrir "Facturation en lot".

  

• Ensuite complétez les champs suivants:

Date= date du jour ou vous pouvez mettre une date ultérieure (ex: vous êtes le 28 avril et vous indiquez le 1 mai)

Méthode d’enregistrement des factures = enregistrer les factures en mode édition ou estampiller les factures

Objet = ex. Facturation mensuelle mars XXXX ou autre

Inclure les items des charges répétitives = NON.  Si vous indiquez "OUI" sélectionnez le mois à charger

Pour les 4 autres items indiquer "OUI" ainsi tout ce qui est en attente au système sera facturé

• Continuez en cliquant sur l’icône «générer un aperçu des items à facturer» 

Il est possible que vous ayez un message "Il y a des répartitions de factures qui n’ont pas été estampillées". Pressez "Annuler" Allez sur l'icône→ Répartition de factures   → Rapport interactif et sélectionnez  "non estampillées", ou dans comptabilité compte recevable Répartition de factures,    Estampiller les répartitions de factures en édition et ensuite vous pouvez revenir à la procédure pour facturation en lot.  

Vous pouvez aussi voir le message "Attention, la facturation en lot a été générée plus tôt aujourd’hui à (date et heure) par (Madame X). Si vous continuez, il risque d’y avoir des factures en double et vous devrez les créditer une par une. Voulez-vous continuer?".

Avant de continuer la procédure,  faite la vérification nécessaire pour vous assurer que la facturation n’a pas déjà été faite.  

Vous allez voir un aperçu des factures et avez la possibilité de sélectionner un rapport interactif selon vos critères. Si vous désirez imprimer, vous cliquez sur icône Rapport de contrôle PDF, ensuite cliquez sur icône générer les factures  

Un message va apparaître disant que vous allez générer les factures...., l’opération est irréversible ….cliquez "OUI"

Cela va vous amener à une nouvelle page « liste des factures » vous verrez un message que le traitement de facturation en lot a été lancé…..et vous recevrez un courriel pour dire que les factures ont été créées. Attendre la réception de ce message avant de poursuivre.

Cliquer sur l'onglet Rafraichir et vous verrez les factures en édition (en surbrillance vert)  

Faire les corrections ou ajustement de facture si nécessaire.

Cliquer sur icône « Estampiller toutes les factures en édition »   , une nouvelle page va ouvrir vous demandant de confirmer la date de facturation, ensuite cliquer sur  Sauvegarder

Et finalement pour envoyer les factures par courriel cliquez sur l'icône Envoyer les factures par courriel,

Sur la page suivante dans la section "information" cela vous indiquera le nombre de factures à envoyer et indiquer "OUI" pour marquer les factures envoyées par courriel comme étant imprimées.

Compléter la section courriel et pour les envoyer, cliquer sur Soumettre

Il va apparaître le message suivant :
"Le traitement des factures par courriel a été lancé. D'ici quelques minutes, les factures envoyées seront marquées comme étant imprimées. Vous n'avez qu'à rafraîchir la page des factures afin de les voir comme étant imprimées. "