Après avoir ouvert votre transaction, cliquez sur l'icône Déboursés
Un caisse recette de transaction ou d’avance doit avoir été faite dans la transaction pour que vous puissiez payer vos agents, dans la section Caisse recettes de la transaction, les montants encaissés sont affichés.
A) Courtiers du bureau
Dans la section "Déboursés aux courtiers du bureau":
Commencez en cliquant sur l'icône + devant le nom d'un courtier et une nouvelle page s’ouvrira avec le titre de la transaction.
Si votre courtier fait partie d’une équipe, cliquez sur Créer frais de transaction équipe et suivre les étapes.
La section "Sommaire" vous donne l’information sur la rétribution et avance au courtier s'il y a lieu.
Section "Opération d'un déboursé"
Si vous faites une opération à une date différente, il faut mettre la date de transaction à cette date là
Si vous voulez faire un paiement partiel, vous devez changer le Montant de rétribution à utiliser. à ce moment là, la redevance et les retenues seront calculés en fonction de ce montant
Chaque icône à une fonction différente:
La loupe vous permet de voir le détails du type de prélèvement.
La poubelle vous permet de supprimer.
Le + pour ajouter un prélèvement.
Pour chaque agent:
Vous avez l’option de Générer les prélèvements + pour que le calcul des frais de redevances et les retenues se calculent selon le profil du courtier automatiquement.
Si vous devez créer une facture avant de faire le paiement vous pouvez cliquer sur le bouton Créer facture +.
Pour ajouter une retenue au montant de la rétribution du courtier, cliquer sur + à Retenues.
Si le courtier a des factures impayées que vous souhaitez appliquer au paiement de commission, cliquer sur le + à Factures en souffrance (l’hyperlien vous amène à la liste des factures du courtier).
Dans la nouvelle fenêtre, vous avez 2 options:
Option 1: Ajouter toutes les factures, applique le montant de la commission spécifié sur les factures les plus anciennes en premier.
Option 2: vous pouvez choisir manuellement les factures à payer avec la rétribution.
Sauvegarder et Fermer.
Vous pouvez garder un montant de la commission pour le courtier en ‘'Crédit ouvert’' pour payer de futures factures. Cliquez sur le + à Crédits Ouverts, entrez le montant que vous désirez garder en crédit et Sauvegarder et Fermer.
Finalement, vous pouvez entrer le paiement de la rétribution du courtier en sélectionnant le + à Paiements. Dans la fenêtre ‘'Création paiement pas défaut’', inscrire les informations obligatoires ( * ). Vous pouvez choisir le mode de paiement, il y a 3 modes différent par chèque, par transfert de fond électronique ( doit être fait dans le profil du courtier, voici Comment ajouter un transfert de fond électronique dans un profil de courtier. ) et par virement bancaire. Ensuite inscrire l’adresse du courtier ainsi que des notes au sujet de ce paiement pour identifier la transaction. Cliquez sur Sauvegarder et Fermer.
Vous serez ramené à la page Opération d’un déboursé, si le solde en bas de la page est bien à 0$, faites Soumettre, sinon vérifiez vos opérations.
Vous ne pourrez pas soumettre s’il reste un solde à distribuer.
Vous devez répéter ces étapes pour chaque courtier dans la transaction.
Vous serez redirigé vers la page de déboursés de la transaction, dans la section Déboursés aux courtiers du bureau vous avez maintenant les icônes suivants:
Si les taxes de vos courtiers n’apparaissent pas correctement, cliquez sur le bouton Recalculer les taxes.
Si vous avez un chèque à imprimer pour un courtier, cliquez sur l'icône "voir les paiements" et cliquez de nouveau sur l'icône pour l'impression du chèque.
Pour imprimer l'état de compte au courtier, cliquer sur l’icône pdf.
Pour envoyer l'état de compte de la transaction par courriel au courtier cliquez sur l’enveloppe
Vous pouvez télécharger et consulter l'état de compte en cliquant sur la flèche verte. Dans l’option PDF bleu qui envoie un courriel - si tu as charger un frais de redevance au courtier, nous allons aussi inclure cette facture et l'état de compte transactionnel dans le courriel
Pour voir le détail , cliquer sur la loupe
B ) Courtiers d’autres agences
Continuez à la section "Déboursés aux autres agences"
Cliquez sur + pour ouvrir la fenêtre de paiement
Remplissez les champs obligatoires du paiement à un courtier d’une autre agence et les informations de l'autre agence si nécessaire.
Cliquez sur Sauvegarder et Fermer pour revenir à la page des déboursés ou sur Sauvegarder et Imprimer pour imprimer le chèque.
Vous pouvez également cliquer sur l’icône de chèque dans la page des Déboursés pour imprimer le chèque à l’autre agence
C) Déboursé aux institutions prêteuses
La procédure est la même que pour les "Déboursés aux autres agences"
D) Dépôts à remettre
Si vous avez un dépôt à remettre, cliquez sur le bouton Ajouter + dans la section dépôts à remettre.
Dans la nouvelle fenêtre ‘'Profil dépôt à remettre'' vous pourrez indiquer la date de paiement, le client avec le menu déroulant (le bénéficiaire se mettra automatiquement au nom du client à rembourser) le montant à rembourser ainsi que le compte de banque. Vous pouvez également entrer l’addresse du bénéficiaire. Cliquez sur Sauvegarder et fermer ou sur Sauvegarder et imprimer pour imprimer le chèque.
Vous pouvez également imprimer le chèque de la page déboursés ou annuler le paiement.
Vous pouvez consulter un relevé de toutes les opérations pour une transaction en cliquant sur le bouton Relevé Opération
Vous pouvez également consulter les lettres, les opérations du compte en fidéicommis, le sommaire des montants Recevable/payable, Recalculer les taxes, Imprimer les chèques ou consulter les écritures comptables créées avec les boutons du haut de la page Déboursés.
Vérifiez que le statut de votre transaction est maintenant à Complétée, Sauvegarder
Terminé!
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