Tâches automatisées - Documents Obligatoires
- Jessica Legault
- Holley Vosburgh
Vous pouvez créer des tâches automatisées pour les documents manquants dans les dossiers de vos courtiers.
Nous avons deux tâches automatisées :
Notifications aux courtiers pour documents manquants - S’envoie pour toujours tant que personne a modifier manuellement le dossier pour l’exclure et qu’il n’y as pas eu la tâche notification aux courtiers pour documents manquants - DERNIER AVIS.
Notification aux courtiers pour documents manquants - DERNIER AVIS - Le dossier qui as eu ce courriel, ne recevras plus de courriel automatique pour les documents manquants.
Voici le chemin à suivre pour voir votre liste de tâches automatisées déjà existante ou pour en créer une nouvelle ; Administration > configuration > Tâches automatisées
Pour créer une nouvelle tâche automatisée vous devez cliquer sur ‘'créer+’' en haut de la page ;
Notifications aux courtiers pour documents manquants
Cette tâche est pour envoyer un courriel à vos courtiers lorsque qu’il manque des documents obligatoires dans leurs dossiers.
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel :
Oui : Dès que la tâche vas s’exécuter, le courriel seras envoyer automatiquement
Non : Dès que la tâche vas s’exécuter, le courriel resteras en attente et devras être envoyé manuellement
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
Modèle de lettre : Sélection du modèle de lettre que vous voulez utiliser.
Type de vérification : Pour quel type de dossier
Mettre le directeur en CC dans le courriel : Voulez vous que le directeur reçoit le courriel également ?
Nb de jours pour les inscriptions : Après combien de jour que l’inscription as été crée désirez-vous que l’avis soit envoyé ?
Nb de jours pour les transactions et les rapports de transaction : Après combien de jour que le rapport de transaction ou la transaction as été crée désirez-vous que l’avis soit envoyé ?
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Notification aux courtiers pour documents manquants ) sera maintenant active.
Notification aux courtiers pour documents manquants - DERNIER AVIS
Ceci est une tâche pour envoyer un dernier courriel aux courtiers pour leur documents manquants dans les différents dossiers. Une fois ce courriel envoyé - votre courtier ne recevras plus de courriel pour les documents manquants du dossier.
Fréquence : Mensuelle (dernier jour du mois ) , mensuelle ( premier jour du mois ) Annuelle, Hebdomadaire ( vous devez cocher le jour dans la semaine que vous voulez que l’envoi soit fait ) , quotidienne, Une seule fois
Date de début : À partir de quand voulez-vous que cette tâche débute .
Date de fin : Mettre une date de fin si vous voulez par exemple que cette tâche soit active seulement 3 mois.
Heure d'éxécution : À quelle heure voulez-vous que le courriel s’envoi?
Actif : Vous pouvez le mettre inactif à tout moment
Envoyer immédiatement le courriel :
Oui : Dès que la tâche vas s’exécuter, le courriel seras envoyer automatiquement
Non : Dès que la tâche vas s’exécuter, le courriel resteras en attente et devras être envoyé manuellement
Expéditeur du courriel : Sélectionnez qui sera l’expéditeur de ce courriel.
Modèle de lettre : Sélection du modèle de lettre que vous voulez utiliser.
Type de vérification : Pour quel type de dossier
Mettre le directeur en CC dans le courriel : Voulez vous que le directeur reçoit le courriel également ?
Nb de jours pour les inscriptions : Après combien de jour que l’inscription as été crée désirez-vous que l’avis soit envoyé ? On suggère d'ajouter un minimum de 30 jours au nombre de jours choisi pour la notification précédente. De cette manière, le courtier recevra au moins 3 avis avant de ne plus recevoir d'avis automatique pour un dossier.
Nb de jours pour les transactions et les rapports de transaction : Après combien de jour que le rapport de transaction ou la transaction as été crée désirez-vous que l’avis soit envoyé ? On suggère d'ajouter un minimum de 30 jours au nombre de jours choisi pour la notification précédente. De cette manière, le courtier recevra au moins 3 avis avant de ne plus recevoir d'avis automatique pour un dossier.
Une fois tous les champs requis remplis, cliquer sur ‘' Sauvegarder et fermer ‘’ votre nouvelle tâche ( Notification aux courtiers pour documents manquants - DERNIER AVIS ) sera maintenant active.