Comment gérer les Inscriptions dans NexOne Office
Cette Article vous permettra d’avoir un aide mémoire sur comment gérer la GED dans NexOne Office. Il couvrira la partie Inscription et Transaction, ainsi que la soumission de vos dossiers à votre agence.
IMPORTANT !!! Lorsque vous créez une nouvelle inscription, il est très important d’ajouter le numéro MLS le plus rapidement possible dans NexOne Office. De cette façon, vous évitez d’avoir des doublons. Nous recevons 3 fois par jour ( 6am-midi-6pm ) toutes nouvelles inscriptions ou modifications de Centris. Si vous n’indiquez pas le numéro Centris dans votre fiche, le système crée automatiquement une nouvelle inscription avec le statue en vigueur, qui seras disponible pour vous et l’agence.
INSCRIPTIONS
Lorsque vous êtes sur la page d'accueil, appuyez sur l’onglet Inscription dans le menu à gauche de votre écran.
2. Sur cette page, vous obtenez plusieurs onglets qui classifient le type d’inscription que vous avez au total dans votre compte. Dans notre cas nous voulons travailler avec une nouvelle Inscription, donc appuyez sur l’onglet Kit.
Une inscription ‘' Kit ‘’ est une inscription qui n’est pas visible par votre administration, cela vous permet donc de modifier l’inscription à votre guise tant qu’elle n’est pas soumise à votre agence.
3. Vous avez sur cette page, la totalité des inscriptions que vous avez créés et qui ne sont pas soumise à l’agence. Vous pouvez modifier ceux-ci en appuyant sur l’onglet avec le Crayon ou accéder directement à la GED de votre inscription en appuyant sur le trombone. Pour l’exemple nous allons tout simplement en créer une nouvelle en appuyant sur Ajouter un Kit.
4. Une fois dans l’inscription, il y a plusieurs champs à remplir pour vous faciliter la vie ultérieurement.
-Remplissez les champs pour l'adresse de la propriété, il sera plus facile par la suite de retrouver l’inscription dans vos dossiers.
-Ajoutez au moins un client à votre inscription en appuyant sur Ajouter un client, puis remplissez seulement les informations nécessaires à sa création (Prénom, Nom de famille, Langue, téléphone et courriel). Une fois terminé, appuyez sur Sauvegarder et Fermer.
-Assurez-vous que votre nom apparaisse dans la section courtier. Vous pouvez aussi ajouter d’autre courtier en appuyant sur l’onglet Ajouter courtier
5. Ensuite dans la section Gestion électronique de documents, vous pouvez consulter la liste de documents obligatoires, configuré par votre bureau en appuyant sur Rafraîchir doc. obligatoire. La liste de document apparaîtra par la suite.
Il existe plusieurs codes de couleur pour les documents
Rouge (Document obligatoire manquant)
Orange (Document Optionnel)
Jaune (Document à Vérifier)
Vert ( Document Valide)
Noir (Document Refusé)
6. Pour ajouter un document à votre liste, appuyez sur Ajouter Document dans les onglets au dessus de la liste de document.
7. Remplissez les informations nécessaires par rapport au document que vous vous apprêtez à télécharger (Numériseur & Type de partage par défaut)
8. Appuyez sur l’encadré en dessous et naviguez dans votre ordinateur pour aller sélectionner le document désiré. Appuyez sur Ouvrir une fois le document sélectionné.
9. Remplissez les champs nécessaires dans la section Identification des documents déposés.
10 . Une fois le tout rempli et le document dans la zone de téléchargement, appuyez sur Sauvegarder et fermer
11. Maintenant que vous êtes de retour à la section de Gestion électronique de documents, voici un petit descriptif des autres icônes que vous pouvez voir dans le haut de la liste des documents.
| Vous offre la possibilité d’envoyer les documents de la liste par courriel directement de NexOne Office. |
|---|---|
| Vous permet de rafraîchir votre liste de documents obligatoires en tout temps |
| Vous permet d’ajouter par vous même des document obligatoire à votre transaction |
| Vous permet de consulter en tout temps l’historique des documents ajoutés / modifiés / supprimés. Vous voyez les dates et heures de toutes les modifications des documents de la liste . |
| Vous permet de consulter en tout temps l’historique des courriels envoyés directement de votre inscription. Vous voyez les dates et heures de tous les courriels. |
| Si votre agence a une entente avec Centris, vous pouvez importer la fiche sommaire de votre inscription directement de Centris et l’ajouter à vos documents. |
| Si votre agence a une entente avec Centris, vous pouvez importer la fiche avec photos de votre inscription directement de Centris et l’ajouter à vos documents. |
| Vous permet de créer un fichier .ZIP qui compresse tout vos documents |
12. Une fois que vous avez téléchargé et ajouté tout vos documents obligatoires, vous pouvez retourner dans le haut de votre inscription et changer le statut de votre inscription de Kit à En Vigueur (soumise à l’agence). Appuyez ensuite sur Sauvegarder et fermer et votre inscription est maintenant envoyé pour vérification à votre agence.